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Module 1

      

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Module 1 : Gestion du Parc

Ce module permet notamment de :

Récupérer, suivre et contrôler automatiquement les prises de carburant (compatibilité totale avec l'ensemble des pétroliers et des constructeurs de systèmes à badges) ;
Recenser les informations techniques et financières concernant chaque véhicule (équipements techniques, amortissements, etc.) ;
Faciliter le suivi des opérations administratives (reconduction des contrats d'assurances, gestion des plaques, suivi des affectations, etc.) ;
Renseigner le ou les responsables sur l'état, la composition et le renouvellement des véhicules ;
Optimiser les prévisions budgétaires grâce à l'obtention d'éléments financiers précis et fiables ;
Connaître et maîtriser les coûts du parc auto.

 

SOMMAIRE GESTION DU PARC
1. Les Fichiers : 
1.1a - Fichier " Catégorie "
1.1b - Fichier " Sous-Catégorie "
1.1c - Fichier " Service utilisateur "
1.1d - Fichier " Conducteur "
1.1e - Fichier " Véhicule "
2. Générateur d'états
3. Gestion des sinistres
4. Fonctionnalités 

 

1. Les Fichiers : 

1.1a - Fichier " Catégorie "
Ce fichier permet de créer des ensembles de véhicules afin par exemple, d'effectuer des statistiques sur ces groupes. Il est le niveau le plus haut de définition des familles de véhicules.

1.1b - Fichier " Sous-Catégorie "
Cette table permet d'identifier au sein des catégories, des sous-groupes de véhicules de type identique.
Possibilité de définir, pour chacune d'elles, un certain nombre de caractéristiques afin d'isoler les anomalies éventuelles au niveau des prises de carburant :

Consommation maximum et minimum ;
Consommation moyenne ;
Capacité du réservoir.

1.1c - Fichier " Service utilisateur "
Le fichier département est le niveau le plus haut de définition des services utilisateurs qui en comportent en tout 3.

Ces tables permettent de suivre les affectations des véhicules et de ventiler les coûts selon ces différents niveaux hiérarchiques.

1.1d - Fichier " Conducteur "
Répertorie l'ensemble des conducteurs et les permis associés.

1.1e - Fichier " Véhicule "
Ce fichier regroupe l'ensemble des données techniques, administratives et financières pour un véhicule :

Code interne ;
Immatriculation ;
Date d'immatriculation ;
Catégorie et sous-catégorie d'appartenance ;
Service Utilisateur ;
Conducteur ;
Type de carburant ;
Date d'acquisition et de première mise en circulation ;
Date de fin de garantie ;
Consommation moyenne prévue ;
Type de compteur.
Données Carte grise, plaque :
Numéro ;
Genre ;
Marque ;
Type ;
Modèle ;
Puissance ;
Série ;
Carrosserie ;
Poids toutes charges ;
Poids à vide...
Assurance :
Catégorie ;
N° de police ;
Tarif.
Vignette, plaque : 
Code ;
Libellé ;
Tarif.
Amortissement et durée de l'amortissement ;
Fréquence et date des contrôles techniques ;
Changement d'affectation ;
Zones libres et illimitées gérées par le " superviseur " permettant de créer autant de champs supplémentaires désirés et utilisables dans les requêtes.

Exemples :

Numéro de clef de porte ;
Numéro sécurité autoradio ;
Numéro de moteur ;
Numéro de radiotéléphone ;
Numéro de châssis.

2. Générateur d'états
Possibilité de sélectionner, trier, regrouper, totaliser, personnaliser, mémoriser des éditions types ou exporter (vers Excel, Lotus 1.2.3, ...), l'ensemble des informations contenues dans les différents fichiers.

Exemple :
Recherche et totalisation des coûts des véhicules de marque X utilisés par un service depuis une date T.

3. Gestion des sinistres
Récapitulation des informations relatives à un accident (taux de responsabilité, franchise, nombre de tiers, etc.). Recherche et globalisation des dossiers par : Service ; Conducteur ; Équipement ; Date ; Etc.

4. Fonctionnalités

Récupération automatique des données des bornes de gestion de carburant.
Traitement des informations transmises sur support magnétique par les pétroliers (BP, ELF, MOBIL, SHELL, TOTAL, ...).
Mise à jour et édition du fichier " Catégorie ".
Mise à jour et édition du fichier " Sous-Catégorie ".
Mise à jour et édition du fichier " Véhicules ".
Mise à jour et édition du fichier " Services utilisateurs ".
Mise à jour et édition du fichier " Conducteur ".
Recherche multicritères des véhicules (par département, service, sous-service, catégorie, sous-catégorie, par date de 1ère mise en circulation, ...).
Tableau de bord sur la composition et l'âge du parc.
Suivi des visites aux mines, des contrôles techniques et autres contrôles de sécurité.
Suivi des sinistres (historique par service, chauffeur, véhicule, date, ...).
Gestion des renouvellements de vignettes, plaques.
Gestion des reconductions d'assurances.
Historique des véhicules réformés.
Datation et historique des changements d'affectation de service.
Gestion des sous-équipements (subdivision du matériel : tracteur, benne, dispositif de bascule des bacs...).
Actualisation automatique du coût des taxes (TVTS, taxe à l'essieu, ...).
Calcul des amortissements.
Affichage des prises de carburant et leurs coûts.
Gestion des cuves de carburant.
Gestion des véhicules électriques ou bi-carburations.
Graphisme des consommations par véhicule.
Affichage à l'écran, sur les 18 derniers mois, de la fluctuation des consommations d'un véhicule par rapport à la moyenne de la sous-catégorie.
Édition mensuelle des différents coûts des consommations pour un véhicule, une famille de véhicules, un service,... et indication des écarts par rapport à la moyenne.
Journal des consommations mensuelles avec le prix moyen du km.
Édition des écarts de consommation par sous-catégorie.
Prix de revient du km par véhicule (PRK).
Générateur d'états.

 

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