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Module 'Fournisseurs'

      

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Module Fournisseurs


Saisie simplifiée...


L'entrée des achats peut être faite par un employé n'ayant aucune connaissance comptable particulière. Il suffit qu'il indique au système quel code mémo de deux lettres caractérise la dépense, par exemple "CA" pour carburant. Le système affichera alors automatiquement le compte de dépenses défini pour ce code et pour l'activité de l'équipement pour lequel l'achat est entré. 

Calculs automatiques...


Le système calculera et attribuera les montants aux comptes de TPS et TVQ, ainsi que les provisions de taxes à payer selon les ententes I.S.T.A.. Le module Comptes à payer permet de comptabiliser toutes les factures d'achat, en mains ou à venir. Le système calcule les escomptes et les dates vous permettant d'en profiter. Les factures peuvent être distribuées sur autant de comptes que nécessaire et pour chaque équipement sur lequel s'applique la dépense. Les paiements de camions sont générés automatiquement et les chèques sont imprimés avec les références des contrats des financements. Les factures d'interlignes proviennent directement de la facturation des ventes. Leur date peut être modifiée pour prendre la date réelle de réception de la facture du transporteur.

Mises à jour automatiques...


Les Comptes à payer des sous-contractants (brokers) proviennent directement des ventes et sont mis à jour au moment où la vente est inscrite aux livres. Les assurances à payer, ou les Hold-backs  par les sous-contractants peuvent être déduites automatiquement. Elles peuvent également être entrées manuellement par le module des enveloppes.


L'entrée des enveloppes (ou rapports de voyages) des chauffeurs et sous-contractants, permet d'entrer au système les avances de fonds, les avances de petite caisse, le millage, le carburant et toutes autres dépenses (ponts, péages, escortes, infractions, etc.) affectant les équipements et qui ne sont pas entrées par ailleurs dans le système.

et immédiates...


Plusieurs automatismes permettent d'éviter les entrées manuelles de données. Par exemple, si les sous-contractants utilisent les cartes de pétrolières au nom de la compagnie, lors de la réception des états de comptes des fournisseurs, les consommations des équipements et les calculs de taxes I.F.T.A. seront mis à jour. Les montants dus par les sous-contractants seront inscrits à leurs comptes au même moment. Lorsque les pompes des Carburants réservoir sont connectées avec Le Millogiciel du Camionnage™, les comptes sont mis à jour sans délai.

Temps réel et transmission électronique...


Le Millogiciel du Camionnage™ peut recevoir électroniquement et en temps réel les états de comptes des principaux fournisseurs d'avance de fonds et de cartes de crédit tels Comcheck ou NTS.
Les états de comptes des sous-contractants ou les états de revenus-dépenses peuvent être imprimés pour un ou plusieurs équipements, triés par date d'entrée ou par poste de revenu-dépense. Les rapports peuvent être produits sommaires ou détaillés.
Les déboursés peuvent être établis par facture, par compte fournisseur, par état de compte, par liste de paiements, etc. Vous pouvez payer le montant total de la facture ou bien seulement une portion. Vous pouvez imprimer un chèque ou plusieurs chèques.

Impressions sommaires ou détaillées...


La liste de chèques émis peut-être imprimée aussi bien pour la période courante que pour les périodes antérieures. Vous pouvez sélectionner les dates entre lesquelles vous voulez imprimer une liste. Vous pouvez imprimer tous les chèques faits à un bénéficiaire avec les totaux par période. Les chèques de salaires peuvent être imprimés séparément. Les rapports de soldes et âge des comptes sont calculés par rapport à la date de la facture d'achat entrée.


Les rapports permettent d'analyser les payables courus à terme, ceux échus à plus de tant de jours et les crédits obtenus et les paiements partiels appliqués. Toute transaction concernant les achats et les caisses déboursées, peu importe par quels programmes du système elles sont traitées, seront rapportées au Grand-livre.

 

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