Module Fournisseurs
Saisie simplifiée...
L'entrée des achats peut être faite par un employé n'ayant aucune connaissance
comptable particulière. Il suffit qu'il indique au système quel code mémo de deux
lettres caractérise la dépense, par exemple "CA" pour carburant. Le système
affichera alors automatiquement le compte de dépenses défini pour ce code et pour
l'activité de l'équipement pour lequel l'achat est entré.
Calculs automatiques...
Le système calculera et attribuera les montants aux comptes de TPS et TVQ, ainsi que les
provisions de taxes à payer selon les ententes I.S.T.A.. Le module Comptes à payer
permet de comptabiliser toutes les factures d'achat, en mains ou à venir. Le système
calcule les escomptes et les dates vous permettant d'en profiter. Les factures peuvent
être distribuées sur autant de comptes que nécessaire et pour chaque équipement sur
lequel s'applique la dépense. Les paiements de camions sont générés automatiquement et
les chèques sont imprimés avec les références des contrats des financements. Les
factures d'interlignes proviennent directement de la facturation des ventes. Leur date
peut être modifiée pour prendre la date réelle de réception de la facture du
transporteur.
Mises à jour automatiques...
Les Comptes à payer des sous-contractants (brokers) proviennent directement des
ventes et sont mis à jour au moment où la vente est inscrite aux livres. Les assurances
à payer, ou les Hold-backs par les sous-contractants peuvent être déduites
automatiquement. Elles peuvent également être entrées manuellement par le module des
enveloppes.
L'entrée des enveloppes (ou rapports de voyages) des chauffeurs et
sous-contractants, permet d'entrer au système les avances de fonds, les avances de petite
caisse, le millage, le carburant et toutes autres dépenses (ponts, péages, escortes,
infractions, etc.) affectant les équipements et qui ne sont pas entrées par ailleurs
dans le système.
et immédiates...
Plusieurs automatismes permettent d'éviter les entrées manuelles de données. Par
exemple, si les sous-contractants utilisent les cartes de pétrolières au nom de la
compagnie, lors de la réception des états de comptes des fournisseurs, les consommations
des équipements et les calculs de taxes I.F.T.A. seront mis à jour. Les montants dus par
les sous-contractants seront inscrits à leurs comptes au même moment. Lorsque les pompes
des Carburants réservoir sont connectées avec Le Millogiciel
du Camionnage, les comptes sont mis à jour sans délai.
Temps réel et transmission
électronique...
Le Millogiciel du Camionnage peut recevoir
électroniquement et en temps réel les états de comptes des principaux fournisseurs
d'avance de fonds et de cartes de crédit tels Comcheck ou NTS.
Les états de comptes des sous-contractants ou les états de revenus-dépenses peuvent
être imprimés pour un ou plusieurs équipements, triés par date d'entrée ou par poste
de revenu-dépense. Les rapports peuvent être produits sommaires ou détaillés.
Les déboursés peuvent être établis par facture, par compte fournisseur, par état de
compte, par liste de paiements, etc. Vous pouvez payer le montant total de la facture ou
bien seulement une portion. Vous pouvez imprimer un chèque ou plusieurs chèques.
Impressions sommaires ou détaillées...
La liste de chèques émis peut-être imprimée aussi bien pour la période courante que
pour les périodes antérieures. Vous pouvez sélectionner les dates entre lesquelles vous
voulez imprimer une liste. Vous pouvez imprimer tous les chèques faits à un
bénéficiaire avec les totaux par période. Les chèques de salaires peuvent être
imprimés séparément. Les rapports de soldes et âge des comptes sont calculés par
rapport à la date de la facture d'achat entrée.
Les rapports permettent d'analyser les payables courus à terme, ceux échus à plus de
tant de jours et les crédits obtenus et les paiements partiels appliqués. Toute
transaction concernant les achats et les caisses déboursées, peu importe par quels
programmes du système elles sont traitées, seront rapportées au Grand-livre.